O crescimento do comércio eletrônico trouxe consigo desafios significativos para o setor de transporte e logística. A demanda por entregas rápidas, precisas e econômicas é mais alta do que nunca, pressionando as transportadoras a otimizar suas operações para atender às expectativas dos clientes.
Nesse cenário, o Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) surge como uma ferramenta indispensável. Ele organiza e gerencia todo o processo de transporte, ou seja, a logística, permitindo que você e sua equipe controlem as operações e as entregas de um jeito amplo e integrado.
Isso acontece porque o TMS possibilita existir um monitoramento e controle sob os custos específicos de cada operação. O resultado disso se refletirá em uma maior economia para o seu negócio.
Neste texto, exploraremos como o TMS pode transformar a gestão financeira das transportadoras que atendem ao e-commerce, proporcionando controle total das finanças e automatização de processos.
TMS oferece uma gestão integrada e completa dos processos logísticos
Todas as receitas e despesas com transportes da sua empresa precisam estar registradas no fluxo de caixa para avaliar adequadamente os gastos. Portanto, a contratação de um software de gestão direcionado ao mercado de transportes é essencial para auxiliar na parte financeira e proporcionar um diferencial competitivo no mercado.
O mais conhecido entre esses sistemas é o TMS. Ele realiza um gerenciamento completo, permitindo ao usuário acompanhar e otimizar processos logísticos com qualidade e confiança.
Essa gestão integrada e completa oferecida pelo TMS otimiza a logística, permitindo que você e sua equipe controlem as operações e as entregas de maneira ampla e eficiente.
O TMS realiza o monitoramento e controle dos custos específicos de cada operação, resultando em maior economia de recursos financeiros. Ele é utilizado para gerenciar o transporte de mercadorias, especialmente em cadeias de suprimentos, e pode ser integrado com outros softwares, como ERP e WMS para automatizar processos.
O TMS geralmente é desenvolvido em módulos, cada um responsável por controlar uma parte específica do processo, como emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Manifesto Eletrônico de Carga (MDF-e), Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), controle de faturamento, auditoria e controle de frete, abrangendo tanto frotas próprias quanto de terceiros.
A capacidade do TMS na gestão financeira
O controle rigoroso de custos e despesas é uma das principais capacidades do TMS na gestão financeira. A integração de todas as operações de transporte em um único sistema permite que a transportadora monitore e analise detalhadamente todos os custos envolvidos, desde combustível até a manutenção da frota e salários dos motoristas.
Para transportadoras que operam no e-commerce, onde as margens de lucro podem ser apertadas, essa capacidade de controle financeiro é fundamental.
Por exemplo, um TMS pode registrar automaticamente despesas com combustível, pedágios, manutenção e salários, categorizando esses custos para facilitar a criação de relatórios financeiros detalhados. Esses relatórios ajudam a transportadora a entender melhor onde seu dinheiro está sendo gasto e a identificar áreas onde é possível economizar, contribuindo diretamente para a melhoria da rentabilidade.
O processo de faturamento e cobrança é crítico para a saúde financeira de qualquer transportadora. Com um TMS, esse processo é altamente automatizado, o que reduz erros e acelera a emissão de faturas.
O sistema pode gerar faturas automaticamente com base nos serviços prestados, aplicando as tarifas corretas e incluindo quaisquer taxas adicionais de forma precisa.
Além disso, um TMS pode acompanhar o status das faturas, enviando lembretes automáticos para clientes inadimplentes e facilitando a gestão de contas a receber. Isso é particularmente importante no e-commerce, onde a rapidez na geração e no recebimento de faturas pode impactar significativamente o fluxo de caixa da transportadora, permitindo uma operação mais estável e previsível.
Se TMS envolve finanças, é claro que envolve pagamentos também
Um TMS também pode automatizar a gestão de pagamentos a fornecedores e parceiros. O sistema permite programar pagamentos para datas específicas, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas em tempo hábil.
Isso não só ajuda a evitar atrasos e penalidades, mas também melhora o relacionamento com fornecedores, que são essenciais para o funcionamento contínuo da transportadora.
Uma das maiores vantagens de utilizar um TMS é a capacidade de gerar relatórios financeiros detalhados e análises em tempo real. Esses relatórios podem incluir demonstrações de resultados, balanços patrimoniais, fluxos de caixa e análises de rentabilidade por rota ou cliente.
Com esses dados, a transportadora pode tomar decisões informadas e estratégicas para melhorar sua eficiência e rentabilidade.
Invista em um TMS e tenha controle total das suas finanças
O TMS oferece uma série de funcionalidades específicas que são extremamente úteis para transportadoras que atendem ao comércio eletrônico. São elas:
- Emissão de CT-es direto no sistema
A emissão de Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) é realizada diretamente no sistema, facilitando a documentação e garantindo conformidade com as exigências fiscais.
No e-commerce, a emissão do CT-e é realizada pelo transportador ou pela empresa responsável pelo transporte das mercadorias. O documento é gerado eletronicamente por meio de um sistema autorizado pela Receita Federal e possui validade jurídica para comprovar a realização do transporte.
A emissão do CT-e é obrigatória em todo o território nacional para empresas que realizam transporte de cargas, incluindo aquelas que atuam no e-commerce. A não emissão pode acarretar em penalidades e multas por parte dos órgãos fiscalizadores.
- Geração de faturas automáticas para transportadores e motoristas
A geração automática de faturas para transportadores e motoristas é uma funcionalidade do TMS que oferece inúmeros benefícios. Desde a agilidade no processo de cobrança até a redução de erros humanos, passando pela personalização das faturas e a integração com outros sistemas financeiros, isso melhora significativamente a eficiência e a precisão da gestão financeira nas transportadoras.
No mercado competitivo do e-commerce, onde a eficiência operacional e a precisão financeira são essenciais, a adoção de um TMS com geração automática de faturas pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso.
- Integração com sistemas financeiros para automação de processos
A integração do TMS com sistemas financeiros é uma funcionalidade estratégica que permite a automação de diversos processos contábeis e financeiros, trazendo benefícios significativos para a gestão das transportadoras.
Uma das principais vantagens é a sincronização de dados em tempo real. Quando os sistemas estão integrados, todas as informações referentes a transações, custos, receitas e pagamentos são atualizadas automaticamente em ambos os sistemas. Isso elimina a necessidade de entrada de dados redundante e reduz o risco de erros de digitação e inconsistências nas informações.
Permite ainda a automação de diversos processos contábeis, como a conciliação bancária, a apuração de impostos e a contabilização de despesas. Esses processos, que tradicionalmente demandam muito tempo e esforço manual, são realizados de forma automática e precisa, liberando a equipe financeira para se concentrar em atividades mais estratégicas.
- Automatizar a folha de pagamento dos motoristas
A automatização da folha de pagamento dos motoristas por meio do TMS é uma funcionalidade indispensável.
O TMS pode programar pagamentos para datas específicas, assegurando que todos os motoristas recebam suas remunerações pontualmente. Essa eficiência reduz o tempo gasto em tarefas administrativas e minimiza a possibilidade de atrasos, que podem causar insatisfação entre os motoristas e afetar negativamente a moral da equipe.
Com precisão no cálculo de horas extras, gestão eficiente de pedágios e outros encargos, emissão rápida de pagamentos, conformidade com regulamentações trabalhistas, transparência, redução de erros administrativos, e acesso a análises detalhadas, essa automação transforma a forma como as transportadoras gerenciam suas operações financeiras.
Conte com a UX Group!
A UX Group tem um TMS dedicado às necessidades de transportadoras. Uma única solução integrada facilitando a vida dos motoristas e a gestão das empresas.
Se você quer praticidade, eficiência logística e uma gestão unificada dos processos da sua entrega, você precisa da UX Group. Nos deixe transformar a sua maneira de entregar e aumentar a satisfação de seus clientes.
Clique aqui e conheça o TRUX, nosso TMS para transportadores, e outras soluções para seu e-commerce.
