Todo gestor de e-commerce sabe que o frete é uma das partes mais custosas de toda operação, por isso todo assunto relacionado a ele é sempre de interesse. Principalmente, se algo pode contribuir para minimizar o impacto desse custo e nesse cenário está a conciliação de frete.
O frete costuma ser um fator decisivo para a concretização da compra online, do mesmo modo que é um dos fatores mais associados às altas taxas de abandono de carrinho.
Naturalmente, os empreendedores e gestores estão sempre em busca de soluções para tornar o frete um fator menos temido. Neste cenário, a conciliação de frete é uma espécie de processo de auditoria.
O objetivo é que a empresa confira se os valores combinados com as transportadoras são os mesmos que estão sendo faturados. Além disso, por meio da conciliação, você também pode se certificar de que os padrões de qualidade esperados estão sendo respeitados.
Se você deseja prosperar no varejo on-line, é preciso preocupar-se com a qualidade e a eficiência das entregas de seus produtos e, é claro, com o valor do frete. Se pensarmos com a mente do cliente, entenderemos que o que ele quer é uma entrega eficiente, rápida e cuidadosa. Tudo isso com um preço justo. E é nosso dever garantir isso!
Ou seja, os produtos precisam chegar rapidamente e em perfeito estado, mas sem valores exorbitantes de frete. Por isso, a gestão de fretes é essencial para o êxito de um e-commerce, seja ele do porte ou setor que for.
Você sabia que existe uma maneira infalível de otimizar esse gerenciamento, aprimorar a qualidade do serviço e ainda ajudar a reduzir custos?
Vem entender melhor sobre a importância da conciliação de frete!
Conciliação de frete: entendendo o que é e como funciona
A conciliação de frete é um sistema de conferência dos fretes, que funciona de forma similar a uma auditoria, conferindo todas as entregas realizadas pelos Correios ou por transportadoras privadas. O objetivo é checar se os valores cobrados coincidem com os serviços, se os parâmetros de qualidade estão sendo cumpridos e se os processos estão sendo respeitados.
Um exemplo clássico é quando o embarcador erra ao passar o peso e a medida da carga para a transportadora, fazendo com que a cotação de frete não fique com o valor correto, uma vez que foi baseada nas informações fornecidas.
Assim que a carga coletada chega na expedição, ela passa pelo processo de conferência e, a partir disso, o valor do frete é definido. A cobrança, logo, é feita baseada no valor aferido pela transportadora e não pela cotação realizada.
O principal objetivo de um sistema de conciliação de frete é evitar que o lojista pague valores que não correspondam aos serviços contratados. Quando realizado com competência e regularidade, esse processo permite conferir se houve atraso, extravio, e se todas as entregas contratadas foram realizadas com sucesso.
É também ela a responsável por ajudar a detectar duplicidades de pagamento, falhas e até a cobrança de entregas que não foram realizadas. Além disso, essa auditoria permite identificar precocemente qualquer problema ou gargalo que possa causar prejuízos para a empresa.
Sem falar que uma conciliação de frete adequada traz importantes insights sobre a qualidade dos serviços, para que se possa aprimorá-los. O processo também ajuda a avaliar como os custos de frete afetam o faturamento, permitindo, desta forma, ajustes na operação, sempre com foco na redução de despesas.
E por falar em benefícios…
A conciliação de frete permite mais segurança e transparência aos pagamentos ao transportador, uma vez que as documentações são comparadas de forma automática, sem intervenção humana.
Por exemplo, sempre que houver transporte de cargas realizado entre municípios ou entre estados, o transportador precisa emitir um CTe. Já para serviços dentro do mesmo município, as empresas de transporte de cargas devem emitir Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e).
A diferença é que, no segundo caso, o documento é tributado pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). Contar com um sistema exclusivo para esta função faz com que você tenha tudo calculado de forma automática, com o menor risco de erro possível.
E mais uma informação importante: você sabia que cada nota emitida precisa de uma recotação? Assim que o transportador a envia, o sistema de conciliação de frete confronta para saber se o valor está conforme o previsto pela recotação inicial da entrega.
Caso haja inconsistência, como tarifas, impostos ou peso do produto equivocado, a solução realiza o cruzamento e aponta o que precisa ser corrigido.
É importante ainda lembrarmos que muitas empresas de pequeno e médio porte ainda utilizam planilhas em Excel para realizar esse tipo de cálculo, tornando o processo demorado e passível de equívocos. Com os cálculos automatizados, minimizam-se erros de cálculos, economiza-se tempo e ganha-se confiabilidade.
Fatores a serem considerados na conciliação de frete
A conciliação de frete sempre parte de um previsto, sendo assim o primeiro passo é definir quais dados serão auditados. Geralmente orienta-se partir de dados que possuem relação direta com valores ou impostos, sendo eles:
- Tomador;
- Transportador;
- Valor da Prestação;
- Estados e Municípios dos Envolvidos;
- Impostos (ICMS ou ISS);
- Tipo de Documento Esperado;
- Peso;
- Valor Mercadoria;
- Componentes do Frete (Vale Pedágio, Estadia e outros).
A análise desses dados garante ao contratante o compliance fiscal, assim como os valores a serem pagos.
Ok, mas como fazer a conciliação de frete?
Agora que você já sabe o que é, você precisa entender como o processo de conciliação de frete é realizado, ainda que escolha automatizar essa tarefa. O primeiro passo é analisar um documento chamado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), emitido pelas transportadoras. Deve-se verificar se o valor cobrado corresponde ao que havia sido acordado no CTe. Em caso de divergências, a recomendação é entrar em contato com a transportadora o quanto antes para retificar.
Além disso, é preciso conferir todas as faturas em busca de eventuais erros. Nessa fase, pode haver inúmeros problemas, como valores de cotações errados, cálculos fora da tabela negociada, inclusão de serviços que não foram realizados e cobranças duplicadas. Tudo isso pode ser identificado na auditoria.
Simulação, cálculo e conciliação de frete é com a UX
Se você tem um e-commerce, faz parte da sua rotina gerenciar inúmeras transportadoras e entregas ainda mais numerosas. Se não houver controle sobre isso, as chances de que você esteja levando prejuízo são grandes! Como falamos no início, a questão do frete já é desafiadora para os lojistas de e-commerce. Se não houver esse tipo de conferência, como a conciliação de frete, ela se torna ainda mais problemática.
Para fazer esse trabalho de auditoria com eficiência, você já entendeu que precisa da tecnologia a seu favor. Seu e-commerce precisa de uma parceria que traga soluções tecnológicas para a gestão de frete, atendendo a essa e outras demandas.
A UX Group desenvolveu uma plataforma exclusiva para gerenciar todas as etapas da cadeia de entregas. Com isso, e-commerces têm mais visibilidade e controle sobre os valores de frete acordado com as transportadoras. É uma forma de garantir que eles sejam os mesmos que estão sendo cobrados nas faturas.
Com o sistema de simulação, cálculo e conciliação de frete da UX Group, você garante as melhores condições tanto para o seu cliente quanto para o seu orçamento.
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