Sempre compartilhamos aqui dicas importantes que podem contribuir para aumentar as vendas do seu e-commerce, especialmente por meio do uso de soluções tecnológicas. Mas também precisamos falar sobre a necessidade de estar com as documentações do seu comércio eletrônico em dia para evitar problemas com fiscalização e, consequentemente, o atraso nas entregas.
Sim, alguns documentos são indispensáveis. Um dos principais é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Em caso de emissão indevida, pode resultar em grandes transtornos. Você já gerou o CT-e para a sua empresa?
Muitos gestores têm dúvidas de que forma esse processo pode ser feito, assim como manter sua situação regular diante da legislação vigente. O que você pode não saber também é que contar com a automação é uma ajuda de grande valia.
Pensando nisso, iremos resumir neste texto as principais documentações para o frete no e-commerce e como elas são imprescindíveis para identificar, rastrear e fazer o controle de cargas. Destacaremos o CT-e e como a tecnologia é uma aliada para facilitar sua emissão – especialmente contar com uma solução para a conciliação de frete. Acompanhe!
Quais são os documentos necessários para a adequação fiscal do meu e-commerce?
- Declaração de conteúdo
A declaração de conteúdo é um documento fundamental para o e-commerce. Ela visa informar aos clientes sobre os produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa, descrevendo de forma clara e precisa as características essenciais dos produtos ou serviços, incluindo suas especificações técnicas, funcionalidades, benefícios e possíveis restrições de uso.
Podemos elencar sua necessidade sob a perspectiva de três pilares:
- Transparência e confiança: A declaração de conteúdo é uma maneira de transmitir transparência aos clientes, mostrando que o comércio eletrônico está comprometido em fornecer informações completas e precisas sobre os produtos ou serviços que comercializa. Isso ajuda a estabelecer confiança e credibilidade com os consumidores, que terão uma compreensão clara do que estão adquirindo.
- Informações para tomada de decisão: Este documento fornece informações importantes que auxiliam os clientes na tomada de decisão de compra. Ao conhecer as características, funcionalidades e benefícios dos produtos ou serviços, os consumidores podem avaliar se atendem às suas necessidades e expectativas. Isso reduz o risco de compras equivocadas e aumenta a satisfação do cliente.
- Cumprimento das obrigações legais: A declaração de conteúdo também desempenha um papel importante no cumprimento das obrigações legais impostas aos e-commerces. Em muitos países, as leis de proteção ao consumidor exigem que as empresas forneçam informações claras e precisas sobre os produtos ou serviços vendidos. Trata-se de uma forma de evitar problemas jurídicos e possíveis penalidades.
- Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e)
A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) é um documento fiscal digital utilizado para registrar e comprovar a prestação de serviços em transações comerciais. No e-commerce, a NFS-e desempenha um papel fundamental ao permitir que as empresas emitam notas fiscais de forma eletrônica, facilitando o controle e a regularização das atividades comerciais.
A NFS-e simplifica o processo de emissão de notas fiscais, eliminando a necessidade de impressão e armazenamento físico de documentos. Com ela, o seu varejo digital pode emitir as notas fiscais de forma eletrônica, diretamente em seus sistemas de gestão, agilizando o processo e reduzindo custos operacionais.
Ela também traz benefícios para os clientes, que terão acesso a um documento digital que comprova a aquisição do serviço, facilitando processos como garantia, trocas e devoluções. Além disso, a NFS-e permite que os clientes acompanhem seus gastos e tenham maior controle sobre suas transações.
- Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é utilizado para acompanhar as mercadorias durante o transporte e servir como uma representação física simplificada da NF-e.
O DANFE contém informações essenciais como dados do remetente, destinatário, descrição dos produtos, valores e dados de transporte e permite que as mercadorias sejam identificadas e controladas ao longo do processo logístico, sendo uma referência para conferência e rastreamento.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) visa registrar as informações sobre o transporte de mercadorias, como remetente, destinatário, valores, descrição dos produtos, entre outros.
No e-commerce, a emissão do CT-e é realizada pelo transportador ou pela empresa responsável pelo transporte das mercadorias. O documento é gerado eletronicamente por meio de um sistema autorizado pela Receita Federal e possui validade jurídica para comprovar a realização do transporte.
Entre seus benefícios, podemos citar:
- Simplificação dos processos: O CT-e substitui os documentos fiscais em papel, como os conhecimentos de transporte em formato físico.
- Agilidade e segurança: O documento é transmitido eletronicamente para a Secretaria da Fazenda, o que agiliza a fiscalização e o controle das operações de transporte. Além disso, ele possui mecanismos de segurança, como a assinatura digital, que garantem a autenticidade e integridade das informações.
- Redução de custos: A utilização do CT-e elimina a necessidade de impressão, armazenamento e transporte de documentos em papel, reduzindo os custos operacionais das empresas.
A emissão do CT-e é obrigatória em todo o território nacional para empresas que realizam transporte de cargas, incluindo aquelas que atuam no e-commerce. A não emissão pode acarretar em penalidades e multas por parte dos órgãos fiscalizadores.
- Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) é uma representação física do CT-e. Ele rastreia os itens transportados e, normalmente, busca os dados do CT-e no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Mesmo se tratando da representação gráfica, é preciso esclarecer que um não substitui o outro, de forma que para o controle fiscal, é o DACTE que vale na prática.
O CT-e é um documento criado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária. Mas o que isso quer dizer?
Por ser um documento criado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) e pela Receita Federal, a aplicação do CT-e é legal e, portanto, obrigatória. Com o avanço da tecnologia e a adaptação das atividades de negócios ao ambiente digital, esse documento é essencial para o cumprimento e declaração das obrigações fiscais relacionadas ao transporte no território nacional.
Além disso, o CT-e traz praticidade, agilizando os processos de conferência de cargas transportadas e suas respectivas documentações. Sua importância também está relacionada ao processo de movimentação de mercadorias, que exige informações precisas e detalhadas.
Com o CT-e, o risco de erros nas informações é reduzido, proporcionando maior segurança nas operações de logística e transporte. Empresas que gerenciam o CT-e por meio de plataformas digitais são capazes de gerar automaticamente todos os dados necessários, tornando o processo ainda mais eficiente.
Qual a relação do CT-e com a automação de processos?
Utilizar sistemas confiáveis para a documentação fiscal é fundamental para proteger a transportadora. Além disso, com um sistema automatizado, a emissão do do CT-e se torna simples e prática.
Os softwares atuais possuem tecnologia avançada, capaz de otimizar as operações da sua empresa e reduzir os riscos de erros de digitação ou falhas humanas. Além disso, à medida que sua operação cresce, as operações em lote e o controle avançado das viagens e frota se tornam indispensáveis e devem ser considerados.
A capacitação dos profissionais que lidarão com esse sistema é fundamental para emitir os documentos com segurança e todas as informações necessárias, conforme estabelecido pela SEFAZ. É importante considerar todos os recursos para uma boa gestão dos documentos fiscais nas transportadoras.
A área da tecnologia está constantemente inovando, e o setor de transportes está inserido nesse contexto moderno e inovador. Portanto, se sua empresa ainda não utiliza o CT-e para transportadora, é hora de agilizar esse registro para evitar problemas futuros.
Por ser um documento digital, os envolvidos nas operações podem receber os arquivos de forma simples, como por e-mail, por exemplo. Além disso, os dados podem ser consultados através da chave de acesso no portal da SEFAZ. A escrituração fiscal e o armazenamento dos CT-es também são facilitados pela digitalização do documento.
Um fator importante é selecionar empresas especializadas na emissão de documentos eletrônicos. Essas entidades possuem conhecimento dos detalhes e formas de emissão do CT-e e fornecerão toda a assistência necessária. Em muitos casos, o suporte também pode oferecer dicas sobre como lidar com burocracias e evitar multas.
CT-e é essencial para fazer a conciliação de frete
A conciliação de frete é um sistema de conferência dos fretes, que funciona de forma similar a uma auditoria, conferindo todas as entregas realizadas pelos Correios ou por transportadoras privadas. O objetivo é checar se os valores cobrados coincidem com os serviços, se os parâmetros de qualidade estão sendo cumpridos e se os processos estão sendo respeitados.
Ela permite mais segurança e transparência aos pagamentos ao transportador, uma vez que as documentações são comparadas de forma automática, sem intervenção humana.
Por exemplo, sempre que houver transporte de cargas realizado entre municípios ou entre estados, o transportador precisa emitir um CT-e. Já para serviços dentro do mesmo município, as empresas de transporte de cargas devem emitir NFS-e.
A diferença é que, no segundo caso, o documento é tributado pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). Contar com um sistema exclusivo para esta função faz com que você tenha tudo calculado de forma automática, com o menor risco de erro possível.
E como fazer a conciliação? O primeiro passo é analisar o CT-e, emitido pelas transportadoras. Deve-se verificar se o valor cobrado corresponde ao que havia sido acordado no CT-e. Em caso de divergências, a recomendação é entrar em contato com a transportadora o quanto antes para retificar.
Além disso, é preciso conferir todas as faturas em busca de eventuais erros. Nessa fase, pode haver inúmeros problemas, como valores de cotações errados, cálculos fora da tabela negociada, inclusão de serviços que não foram realizados e cobranças duplicadas. Tudo isso pode ser identificado na auditoria.
A UX Group desenvolveu uma plataforma exclusiva para gerenciar todas as etapas da cadeia de entregas. Com isso, e-commerces têm mais visibilidade e controle sobre os valores de frete acordado com as transportadoras. É uma forma de garantir que eles sejam os mesmos que estão sendo cobrados nas faturas.
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