Muito se fala sobre o que é o TMS, mas ainda restam dúvidas sobre os benefícios de se ter um para controle e como ele facilita os processos na logística, inclusive financeiros.
Se você está antenado às tendências da era digital, sabe que mais do que uma logística bem estruturada para atender as altas demandas é preciso fazer uso inteligente da tecnologia e de todo arsenal de benefícios que ela traz consigo. E entre eles, merece destaque o Sistema de Gerenciamento de Transportes (TMS).
Por isso, neste texto vamos pontuar essas vantagens de contar com a tecnologia em sua transportadora.
O que é e o que faz um TMS?
O Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System, é um software que organiza e gerencia todo o processo de transporte, isto é, otimiza a logística, permitindo que você e sua equipe controlem as operações e as entregas de um jeito amplo e integrado. Como assim?
Isso acontece porque o TMS possibilita existir um monitoramento e controle sob os custos específicos de cada operação. Já deu para imaginar no que isso vai dar, não é? Isso mesmo: em uma maior economia para o seu negócio.
O TMS é utilizado para gerenciar o transporte de mercadorias, especialmente em cadeias de suprimentos, podendo ser integrado com outros softwares, como ERP e WMS, para automatizar o processo.
Na maioria das vezes, o TMS é desenvolvido em módulos e cada um controla uma parte específica do processo como: emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Manifesto Eletrônico de Carga (MDF-e), Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), controle de faturamento, auditoria e controle de frete – considerando frotas próprias e de terceiros.
TMS possibilita planejar melhor diversas partes do processo logístico de transporte
Uma pergunta que sempre paira é como um Sistema de Gerenciamento de Transporte possibilita planejar melhor várias partes do processo logístico que é o transporte? Não precisamos ir muito longe para compreender. As rotas são o melhor exemplo. Vejamos o porquê.
Dependendo do TMS, você pode planejar e automatizar as rotas de entrega da sua frota de veículos, de maneira estratégica e, óbvio, que faça sentido, e isso depende de cada entrega e produto. Aqui é preciso considerar as características e restrições, além de levar em conta dados geográficos para facilitar o acesso às áreas.
Com o TMS também é feito o planejamento de volumes dos carregamentos. Você pode usar o software para planejar melhor a distribuição dos produtos. Dessa forma, se consegue criar rotas automáticas que visem diminuir os custos de entrega, racionar o número de veículos utilizados, o que elimina gastos desnecessários com combustível e manutenção de caminhões.
No planejamento, também incluímos o cálculo dos fretes e taxas de transporte, já levando em conta os parâmetros de legislação e regras que precisam ser seguidas.
Tem como o TMS não ser a “menina dos olhos” de qualquer transportadora? Se você ainda não pensou nisso para a sua empresa, está na hora de atualizar o seu negócio e não dar margem para a concorrência.
Com um TMS, você centraliza informações e visualiza todas as operações logísticas, facilitando o controle e a tomada de decisão
O TMS tem o objetivo de aprimorar o controle do processo logístico da sua empresa. Assim, ao utilizar o sistema, você terá como administrar os custos de cada operação, medindo todos os gastos da sua cadeia de transporte.
Dessa forma, muito além da mercadoria ou do produto em transporte, você saberá os custos pertinentes ao veículo, aos materiais necessários para a operação, aos recursos humanos etc.
É por isso que dizemos que o TMS permite que você tenha uma visão ampla sobre todas as informações relacionadas ao transporte de cargas, mercadorias e produtos de sua transportadora.
Fazemos questão de reforçar sobre o controle de recursos financeiros, materiais e de pessoal. Com o TMS sua empresa pode alcançar o custo mínimo de operação a partir da visualização de todos os gastos relativos ao transporte e dos ajustes necessários.
Você sabe o que isso quer dizer?
Estamos diante de um diferencial competitivo! Além de uma diminuição efetiva dos custos e a melhoria dos índices de desempenho pela avaliação precisa dos dados coletados pelo software.
Já que falamos de diferenciais, listamos a seguir as nove principais vantagens competitivas de utilizar um TMS
1. Otimização das vendas
Para as transportadoras que utilizam o TMS, ele também contribui na otimização das vendas. Entre os vários módulos que a solução possui, a gestão de vendas também costuma fazer parte. Nela, é possível acompanhar que clientes estão sendo atendidos e calcular com facilidade a comissão dos vendedores, evitando erros que possam impactar no financeiro.
2. Controle financeiro
Ainda que o foco do TMS seja a gestão de todas as etapas relacionadas ao transporte, em alguns softwares mais modernos, é possível fazer o controle financeiro da transportadora por meio dele. O resultado disso é a eliminação, em alguns casos, do uso de um ERP apenas para isso.
3. S.a.a.S
O Sistema de Gerenciamento de Transporte, assim como outros sistemas de gestão, na grande maioria dos casos, costuma vir sob o modelo de distribuição Software as a Service (S.a.a.S). Nessa forma de distribuição, o software é um serviço pago pelo cliente que resolveu adquirir o TMS, e toda a responsabilidade técnica fica a encargo da empresa que está disponibilizando a solução. Sabe o que isso significa? Que você e seu negócio estarão isentos da necessidade de adquirir servidores robustos e maquinários de alto custo apenas para alocar o TMS na empresa. Portanto, a utilização dele e todo seu armazenamento de dados é feita online, necessitando apenas da internet para que tudo funcione corretamente e com segurança.
4. Integração
A integração do TMS com outros sistemas de gestão, torna toda a cadeia de suprimentos mais produtiva, intuitiva e prática. E isso poderá ser visto nos ganhos a médio e longo prazo. Não somente os gargalos são eliminados pela gestão automatizada de tantos processos, como também ocorre uma economia de tempo, e claro, de recursos financeiros, uma vez que a integração entre os sistemas faz com que tudo ocorra de maneira mais ágil e eficiente.
5. Captação de dados
Captar e tratar os dados gerados pelos softwares é um dos grandes desafios na gestão da logística 4.0. Principalmente, para quem ainda usa mais de uma plataforma para realizar esse trabalho. Um bom sistema TMS, mais que angariar os dados, oferece um painel interativo com indicadores de performance, gestão de entregas, ocorrências e agendamentos. Com essas métricas, fica muito mais fácil encontrar padrões, como atrasos recorrentes de uma mesma transportadora, ou maior incidência de quebra nos veículos. E, claro, a partir disso, agir em tempo hábil para corrigi-las.
6. Melhoria no relacionamento com o cliente
Um dos objetivos de empresas modernas é aprimorar a experiência do cliente. Você já parou para imaginar qual a importância da logística para isso? O TMS permite que você aprimore toda operação logística da empresa, agilizando entregas para que as mercadorias cheguem em pouco tempo às mãos do cliente.
7. Auxilia na redução de erros
Os erros são os maiores vilões da produtividade e da eficiência do setor logístico. Eles podem gerar gargalos de tempo de ação, atrasos na entrega e erros na composição de rotas, para citar alguns. Um Sistema de Gerenciamento de Transporte é responsável por fazer com que os seus colaboradores consigam atuar com uma maior eficiência no dia a dia, diminuindo problemas que podem causar sérios prejuízos para o seu negócio. Isso ocorre por meio da redução das tarefas feitas de forma manual, optando-se pelas modalidades automatizadas, o que permite uma maior eficácia dos processos internos.
8. Expansão dos negócios
Entre outras vantagens do TMS, está o atendimento às exigências dos principais embarcadores, como a integração de documentos e processos na cadeia logística, otimização de serviços e custos e gerenciamento de operações. Com ele, é possível gerenciar, por meio de módulos, um enorme volume de dados, documentos fiscais, compras, emissão de boletos, fluxo de caixa, fatura, controle de terceiros, expedição, entregas e muito mais. Isso não só melhora a percepção que o cliente tem da sua transportadora, como também permite o crescimento do seu negócio.
9. Contribuição para uma logística verde
Além de vantagens aparentes como a atualização da imagem de marca e o aumento da popularidade de seus produtos, a adoção de uma estratégia sustentável pode ser ainda mais valiosa. Você pode considerar integrar um TMS em sua cadeia de fornecimento verde. Ele pode aumentar a visibilidade do transporte, gerenciar melhor as operações de entrega e, ao mesmo tempo, supervisionar o nível de emissões. Ao detectar as áreas ambientalmente mais perigosas de sua cadeia de abastecimento, você será capaz de reduzir sua pegada de carbono e experimentar outros benefícios da perda verde.
Fica a dica: Por que investir em um Sistema de Gerenciamento de Transporte?
Investir em um Sistema de Gerenciamento de Transporte permite que seu negócio simplifique e torne a gestão muito mais precisa, afinal com a redução de erros em um monitoramento facilitado, a solução entrega mais agilidade nas negociações e muito mais controle para um gestor.
O TMS tem impacto direto nos resultados da sua empresa, contribuindo para:
- Controlar operações;
- Cadastrar taxas e tarifas;
- Acompanhar o andamento de entregas;
- Controlar cargas e relatórios de entregas;
- Visualizar os embarques, coletas e entregas;
- Emitir conhecimentos e manifestos de cargas;
- Visualizar faturamento e alcançar a média de cada prazo.
Neste cenário, um TMS pode ser aplicado a diferentes indústrias, tais como e-commerce, varejo, automotivo, alimentos e bebidas, petróleo e gás, minerais e metais, marítimo e transporte aéreo e ferroviário. Suas características incluem correspondência de cargas, comunicação com transportadoras, documentação, rastreamento de remessas, assistência na cobrança e liquidação de fretes.
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