Os KPIs logísticos são métricas cujo acompanhamento é imprescindível para a eficiência desse setor.
Hoje, queremos falar sobre um deles em específico: o OTIF. Esse é um dos mais importantes indicadores de desempenho do departamento logístico.
A seguir, saiba mais sobre os seus benefícios.
O que é o OTIF?
OTIF é a sigla para On-Time In-Full, expressão que pode ser traduzida como “no tempo e completo”. Ou seja, esse indicador mensura dois elementos principais:
– O respeito ao prazo de entrega que foi combinado com o cliente;
– A adequação do produto às expectativas criadas. Isso engloba características como as dimensões, qualidade, integridade, entre outras.
Assim, o OTIF é um KPI voltado para a qualidade logística.
Por meio dele, é possível observar se esse serviço está dentro dos parâmetros definidos como ideais pela empresa.
Como é calculado o OTIF?
Quando falamos em KPI, obrigatoriamente está implícito o conceito de mensuração. Um indicador é algo que possa ser calculado, que traga números para serem analisados, sem lugar para “achismos”.
Para calcular o OTIF, o primeiro passo é separar os dois fatores que o compõem.
– Estabeleça o período de análise – por exemplo: último semestre;
– Levante a quantidade de entregas que aconteceram no prazo. Supondo que tenham sido realizadas 1000 vendas e 850 entregas pontuais, a taxa de pontualidade é de 85%, ou 0,85;
– Dessas mesmas vendas, identifique quantas tiveram entrega completa, atendendo às expectativas do consumidor em relação ao produto. Supondo que tenham sido 700, temos uma taxa de 70% ou 0,7;
– O cálculo para identificar o índice OTIF é a multiplicação dessas duas taxas. Neste exemplo, temos: OTIF = 0,85 x 0,7 / OTIF = 0,59 ou 59%.
O que seria um índice OTIF ideal? Bom, quanto maior, melhor! Antes de estabelecer uma meta, o ideal é acompanhar esse indicador por um tempo, para entender como ele se comporta na sua empresa. Assim, você consegue definir um objetivo de longo prazo, intermediado por metas de curto prazo, que sejam mais realistas.
Por exemplo: com essa taxa de 59%, talvez, seja inútil pensar em chegar a 90% em seis meses. Você pode pensar em aumentar 5% por semestre até atingir o objetivo.
Benefícios do OTIF
Se você ainda não acompanha esse KPI logístico, vai descobrir as principais razões para incluí-lo no rol de indicadores:
1 – Satisfação do cliente
Os fatores analisados pelo OTIF estão diretamente relacionados à satisfação do seu consumidor. Entre as principais reclamações das pessoas que compram online, sempre estão os atrasos na entrega e a burocracia para trocar ou devolver o produto.
A questão do atraso dispensa maiores explicações. E a demanda de trocas e devoluções é mais alta justamente quando essas entregas não estão sendo completas. Se o produto recebido deixa a desejar em relação ao que o consumidor esperava, ele provavelmente vai tentar trocar ou devolver.
O simples fato de ter recebido um produto aquém das expectativas já é motivo de frustração. Se, além disso, o cliente ainda encontra muitas barreiras para trocá-lo ou devolvê-lo, as chances de que ele volte a comprar naquele mesmo e-commerce diminuem consideravelmente.
Negócios que monitoram o OTIF estão sempre cientes da sua eficiência em termos de entrega. E tendo números concretos, existe um ponto de partida mais assertivo para desenvolver soluções que deixem o consumidor mais satisfeito.
Cliente satisfeito é cliente fiel. E, na melhor das hipóteses, pode até se tornar advogado da sua marca!
2 – Redução de custos logísticos
Uma vez que o OTIF está sendo acompanhado, a empresa naturalmente vai buscar alternativas para elevar essa taxa. Isso implica em identificar as melhores soluções para que as entregas ocorram dentro do prazo e de modo completo.
A consequência dessa dinâmica é uma redução dos custos logísticos. Uma das justificativas para isso é que a necessidade de logística reversa vai diminuir. Se o cliente está recebendo sua encomenda no tempo e do jeito corretos, as chances de solicitar uma devolução são mínimas. Para a empresa, são recursos que estão sendo poupados.
3 – Identificação de gargalos de produtividade
Imagine que olhando para o índice de OTIF ao longo do tempo, você percebe um aumento nos atrasos das entregas. Esse aumento ainda é muito sutil e não se tornou um grande problema para a empresa. Ao detectá-lo precocemente, é possível buscar as possíveis razões que o justifiquem e solucionar o caso antes que ele tome maiores proporções.
O mesmo vale para o elemento In-Full. Se os clientes estão se queixando mais do produto recebido, o que pode ter ocorrido? Talvez, alguma mudança na etapa de expedição. Ou então, uma nova transportadora que não toma os devidos cuidados de modo que a mercadoria chega avariada.
O importante é: você pode cruzar os dados do OTIF com as informações dos processos logísticos para entender onde estão possíveis gargalos.
4 – Seleção de transportadoras parceiras
Uma vez que a empresa tem uma meta de OTIF definida, esse vai ser um critério para a seleção de transportadoras parceiras. Aquelas que cometem atrasos regularmente, por exemplo, podem ser eliminadas.
A questão é que vai existir um critério palpável e plausível para determinar quais transportadoras estão aptas a trabalharem em conjunto com a empresa.
E você certamente já sabe que parcerias de qualidade são um dos pilares do sucesso no setor logístico.
5 – Comparativo entre períodos
Quando o OTIF é acompanhado sempre dentro de uma mesma periodicidade, você vai conseguir identificar padrões. Por exemplo: nos meses de novembro e dezembro o índice sempre cai. Será que por conta da alta demanda de Black Friday e Natal o desempenho do setor logístico diminui? Se sim, é um sinal para que as operações sejam melhores preparadas para a sazonalidade.
Identificar esses padrões é muito importante para o planejamento estratégico anual da empresa.
Além de acompanhar os KPIs, você precisa ter ao seu alcance as melhores ferramentas para melhorar a produtividade logística. Conheça a UX Delivery e as nossas soluções que atendem a operação de entrega de ponta a ponta!
