Para mais de 60% dos lojistas brasileiros, o frete é o fator que mais causa impacto negativo nas vendas, de acordo com uma pesquisa.
A auditoria de frete é um processo interno que contribui para tornar essa etapa logística mais assertiva e transparente para as empresas, além de otimizar os recursos. A seguir, saiba mais detalhes sobre como funciona:
O que é auditoria de frete para e-commerce?
Por si só, a auditoria se refere a uma análise interna para avaliar se uma determinada atividade foi executada dentro dos parâmetros definidos.
A auditoria de frete é uma etapa da gestão de fretes focada nos pagamentos. Isto é, consiste em conferir detalhadamente as faturas enviadas pelas transportadoras para o e-commerce. O principal objetivo é verificar se existe qualquer divergência ou inconsistência entre valores previamente acordados e aquilo que foi efetivamente cobrado pela empresa de transporte.
Na gestão de frete, o processo de auditoria é fundamental. Pequenas discrepâncias de valores muitas vezes passam despercebidas quando não existe essa checagem. E por menores que sejam, somadas, ao final do mês, podem significar um rombo no orçamento.
Benefícios de realizar a auditoria de frete
Abaixo, veja os principais benefícios de implementar a auditoria de frete no seu empreendimento e realizar a conferência das faturas:
- Previsibilidade do orçamento: será possível se certificar de que a empresa está pagando para a transportadora exatamente o que foi acordado. Ou seja, o valor que já estava previsto no orçamento. Com o uso de tecnologia que facilitem esse comparativo, você consegue ainda mais precisão das informações. Assim, evita-se extrapolar o budget e a necessidade de remanejar o orçamento de outros setores. A longo prazo, essa previsibilidade é essencial para o planejamento da empresa;
- Economia: ao identificar duplicidade ou qualquer falta de conformidade entre o valor combinado e o cobrado, a empresa pode contestar. Logo, evita pagar um valor a mais;
- Qualificação de boas parcerias: na auditoria e conciliação de frete, existe a chance de qualificar as transportadoras parceiras. Por exemplo: quando você identifica inconsistências frequentes, nas faturas de uma mesma transportadora, esse pode ser um importante indício para rever essa parceria. Do mesmo modo, aquelas que apresentam uma fatura sempre coerente com o valor cobrado merecem ser prestigiadas;
- Melhoria contínua da gestão: a auditoria de frete gera dados que podem servir como base para melhorar os processos de gestão. O próprio valor gasto periodicamente com o transporte é uma métrica importante. Ele pode ser cruzado com o índice de erros nas entregas e o prejuízo que eles causam à empresa, por exemplo.
Como fazer auditoria de frete para e-commerce?
Uma vez que os benefícios da auditoria de frete já estão bem claros, é importante saber como conduzir esse processo de forma eficiente. Ao implementar esse tipo de conferência no seu e-commerce, siga as seguintes recomendações:
Tenha contratos claros com as transportadoras parceiras
A auditoria serve para assegurar que as cobranças das transportadoras vão ocorrer conforme o combinado. Por isso, o primeiro passo é se certificar de que isso está claro e estabelecido em contrato.
É bastante comum que alguns e-commerces tenham parcerias com transportadoras sem esse documento. Principalmente quando são parcerias de anos e tudo se estabelece na base da confiança. Mas lembre-se de que, no que se refere ao financeiro, o contrato é essencial para a segurança de ambas as partes.
Estabeleça uma periodicidade
As transportadoras enviam as pré-faturas para a empresa periodicamente, conforme o que foi determinado em contrato. O ideal é que a auditoria aconteça nessa mesma periodicidade. Aliás, uma boa dica é combinar sempre o mesmo intervalo de tempo com todas as transportadoras. Assim, você consegue ter maior controle sobre a auditoria.
Defina indicadores
A definição de indicadores sempre é essencial para que a empresa avalie se suas metas estão sendo cumpridas. Na auditoria de frete, isso não é diferente. Alguns exemplos de indicadores que podem ser determinados nesse contexto são:
- Índice aceitável de erros cometidos por cada transportadora parceira;
- Índice aceitável de discrepância de valores;
- Índice de tolerância para atrasos no envio das pré-faturas, de acordo com o combinado.
Esses indicadores auxiliam o gestor a tomar decisões a partir da auditoria de frete. E o melhor: estabelecem um padrão a ser seguido. Assim, ao identificar um erro entre a fatura e o combinado, basta olhar para os indicadores para entender o que fazer.
Antes de estabelecer os indicadores, avalie os números que você já tem. Assim, as metas que forem definidas serão condizentes com a realidade e o acompanhamento delas será mais eficaz.
Faça a contestação imediata
Ao identificar qualquer discrepância na fatura enviada pela transportadora, não hesite em contestar. Liste objetivamente todos os pontos de inconsistência encontrados. Entre em contato com o setor responsável e questione de maneira assertiva.
A transportadora provavelmente vai explicar e justificar os problemas encontrados. A partir daí, será possível negociar descontos para compensar qualquer possível prejuízo.
Essa contestação também é uma oportunidade para executar o contrato em caso de entrega ou avaria na mercadoria.
Conte com a tecnologia como sua aliada
Hoje em dia, a auditoria de frete não precisa mais ser feita manualmente. Já é possível contar com um sistema para fazer toda a coleta de dados. Assim, você se concentra apenas na perspectiva mais estratégica da auditoria, ou seja, em analisar as informações obtidas e tomar as decisões pertinentes.
Além disso, a tecnologia também reduz o índice de erros. São muitos números e detalhes para conferir, de modo que ao fazer tudo isso sem ajuda de um sistema, as chances de cometer alguma falha são muito grandes.
A tecnologia traz facilidade e assertividade para a auditoria de frete, assegurando que esse processo seja ainda mais confiável na sua empresa. A UX Solutions conta com soluções completas para a gestão de fretes, inclusive para a fase de auditoria. Quer conhecer melhor os nossos recursos? Então preencha este rápido formulário e aguarde o contato da nossa equipe.
