Se você é gestor ou empreendedor, provavelmente já notou a importância de acompanhar as métricas do seu negócio, afinal, monitorar e acompanhar os resultados da sua operação são coisas necessárias para se destacar no atual mercado independente do tamanho do seu negócio. Para que isso seja possível, é necessário conhecer e saber analisar KPIs logísticos.
Os KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores chave de performance, que tem como principal objetivo acompanhar e medir o desempenho dos processos de uma empresa, a fim de facilitar a tomada de decisões.
Existem múltiplos tipos de KPIs com diversas finalidades, aqui, daremos foco nos KPIs logísticos. Desses, listamos 5/6 KPIs essenciais, que, quando mensurados e analisados estrategicamente trazem uma série de benefícios ao seu negócio, como redução de custos, aumento da confiança dos consumidores, agilidade nos processos e o crescimento empresarial. Quer entender mais sobre esses KPIs e como eles podem impactar sua operação? Então, vamos lá!
KPI 1 – Acuracidade do estoque
É comum, em razão de erros humanos e como consequência da ineficiência dos métodos utilizados para atualizar dados de estoque, que exista uma diferença entre o número de produtos registrados nos sistemas empresariais e em seus estoques reais. Para evitar esse tipo de ocorrência, medir a acuracidade do estoque é extremamente necessário.
A acuracidade do estoque, também chamada de acuracidade do inventário, é um indicador logístico que visa otimizar a gestão do estoque. Sua função é medir a diferença entre o estoque real (produtos presentes no armazém) e o estoque digital (aquele registrado nos sistemas).
É possível descobrir o percentual de acuracidade do estoque do seu negócio usando a seguinte fórmula:
Acuracidade do estoque = (número de itens no estoque físico / número de itens registrados no sistema) x 100
Sendo assim, o ideal é que esse número esteja sempre próximo de 100%, afinal, o objetivo principal ao mensurar e avaliar esse KPI é acabar com a diferença entre o estoque físico e o digital, igualando ambos e gerando um aumento na produtividade do negócio.
KPI 2 – Order Fill Rate (OFR)
O OFR (Order Fill Rate), também chamado de Taxa de atendimento do pedido, é um indicador com o objetivo de calcular o tempo gasto ao longo do processamento interno de um pedido de compra, desde a separação até a expedição, levando em consideração os detalhes de cada processo e buscando maior eficiência na operação.
Seu monitoramento tem como principal objetivo aumentar a qualidade do serviço, reduzindo o número de gargalos e atrasos ao longo das etapas que antecedem a entrega do pedido. Seu cálculo pode ser feito de forma simples:
OFR = Média de tempo de processamento de cada pedido.
O ideal é que o indicador seja aplicado de forma separada em cada tipo de mercadoria ou etapa da linha de produção e seja medido de forma frequente para resultados mais precisos. O que se espera é que quanto menor o OFR, melhor seja o desempenho da produção, porém, é essencial manter a qualidade ao longo dos processos para não comprometer as mercadorias e enviar pedidos com não conformidade ou avarias.
KPI 3 – Giro de estoque
Saber aproveitar o espaço do estoque de maneira inteligente para reduzir custos, evitar retrabalhos e manter o resultado da empresa dentro do provisionado é essencial. Para isso, é imprescindível que a empresa tenha controle e conhecimento a respeito do desempenho do estoque.
O KPI mais indicado para se analisar a eficiência de utilização do armazém é o giro de estoque, que pode ser calculado com a seguinte fórmula:
Giro de estoque = vendas / média do estoque (estoque inicial + estoque final / 2).
Realizando esse cálculo é possível evidenciar quais são os produtos que mais saem do estoque e quais são aqueles que estão a mais tempo lá, correndo o risco de ficarem obsoletos, perderem o prazo de validade ou gerar prejuízos.
Analisando este indicador, torna- se mais fácil tomar decisões estratégicas em relação aos produtos que serão estocados e sobre sua posição no armazém. Além disso, o monitoramento do giro de estoque traz benefícios como:
- Planejamento de compras mais preciso;
- Redução de desperdícios e prejuízos;
- Conhecimento sobre os produtos mais vendidos, que possibilita um melhor planejamento em períodos sazonais, campanhas de marketing mais precisas e estratégias comerciais;
- Relatórios gerenciais mais precisos.
KPI 4 – On-Time Delivery (OTD)
O On-Time Delivery é o indicador que visa mensurar o percentual de pedidos entregues dentro do prazo acordado com o cliente. Diferente do OFR, que avalia apenas o tempo do processamento do pedido, esse KPI analisa todo o tempo que o pedido leva para chegar até o cliente, desde a separação e expedição até o envio feito pela transportadora.
Trata-se de um indicador de grande relevância para as empresas na atualidade já que o prazo de entrega tem sido cada vez mais considerado pelo consumidor como fator de decisão de compra, além é claro, do cumprimento da data informada no momento da venda. Por isso, a precisão das informações é extremamente necessária.
Além disso, como o OTD leva em consideração todas as etapas do processo logístico, ele diz muito sobre o seu negócio de modo geral e sua análise oferece resultados sobre o nível de atendimento ao cliente, pontos da operação que possuem gargalos e processos ineficientes ou demorados.
Ou seja, calcular o OTD é fundamental, independente do tamanho da sua empresa. O recomendado é que os dados sejam conferidos diariamente e que o percentual esteja sempre acima dos 90%. Esse cálculo pode ser feito utilizando a seguinte fórmula:
OTD = total de entregas do prazo / total de entregas x 100
KPI 5 – Percentual de entregas com avarias
Nenhum cliente fica satisfeito em receber o produto em más condições. Porém, esse é um problema recorrente em algumas empresas, que além de gerar insatisfações, pode prejudicar a reputação de um negócio.
Esse tipo de situação afeta diretamente o cliente, que fica sem a certeza de que o produto foi enviado com problemas pelo fabricante ou se sofreu uma avaria no transporte e isso coloca a credibilidade de ambos negócios em jogo.
Por isso, é de extrema importância que tanto os fabricantes, quanto os responsáveis pelo transporte das mercadorias, realizem o monitoramento dos dados a respeito do número de avarias no transporte, que pode ser feito de maneira simples, seguindo a fórmula: Percentual de entregas com avarias = volume de avarias/volume total de entregas x 100
Mantendo o percentual de avarias baixo ou nulo, é possível evitar esse tipo de situação e manter uma ótima experiência pós venda com o cliente, com maiores chances de fidelização do consumidor e com feedbacks positivos para o seu negócio.
KPI 6 – On Time In Full (OTIF)
O OTIF (On Time In Full) é um indicador de desempenho utilizado para acompanhar a qualidade das entregas dos produtos e aumentar a satisfação dos clientes em relação ao serviço prestado. Ele leva em consideração a satisfação dos clientes como algo essencial. Sendo assim, ele mensura a eficiência da logística pela ótica do consumidor, levando em consideração dois indicadores diferentes: “On Time” e “In full”.
Para facilitar a compreensão desse KPI é preciso entender o conceito da união do termo “On time” com o termo “In Full”:
“On time” refere-se ao cumprimento das especificações de entrega acordadas com o cliente, como data, horário e local de entrega, já “In Full” diz respeito à qualidade do serviço prestado, ou seja, com o cumprimento dos requisitos acordados sobre o produto, como suas especificações, qualidade e integridade.
Assim sendo, o “On Time In Full” é um KPI que avalia a qualidade das entregas de modo geral, observando se o cliente recebeu a mercadoria que pediu, no prazo e no endereço correto. Seu principal objetivo é atender as expectativas dos clientes visando ampliar a fidelização dessas pessoas.
O cálculo do OTIF deve levar em consideração dados dos últimos 6 meses, no mínimo. E deve avaliar as duas métricas, o “On Time” e o “In full”, ou seja, as entregas no prazo e as entregas sem erro. Para isso, é possível usar a seguinte fórmula:
%OTIF = (% On time x %In full)
Como os KPIs logísticos podem interferir na sua operação?
A análise e o monitoramento dos indicadores chave de performance são essenciais para uma gestão eficiente e para o aumento na qualidade do seu negócio, porém, existem muitos KPIs diferentes, que devem ser analisados de acordo com a necessidade e desafios de cada negócio.
Sendo assim, para utilizar os KPIs estrategicamente é necessário não só conhecê-los e saber mensurá-los, como também a forma mais simples de fazer isso, para que esse processo seja eficaz.
A melhor maneira de fazer isso é por meio do uso de soluções automatizadas, que compilam, calculam e centralizam todos os dados em tempo real, garantindo maior precisão à operação.
Assim, é possível ter acesso às informações de maneira rápida e prática sempre que necessário, o que contribui para uma visão holística e torna a tomada de decisões mais simples, estratégica e ágil.
Com o monitoramento e a análise estratégica dos KPIs é possível realizar uma gestão mais eficiente que possibilitará:
- Tomar decisões baseadas em dados;
- Elevar o padrão dos processos envolvidos na operação;
- Agir rapidamente na correção de eventuais falhas;
- Evitar retrabalhos;
- Padronizar procedimentos;
- Ter mais precisão nas informações compartilhadas com os clientes;
- Aumentar a receita do seu negócio;
- Se diferenciar no mercado e tornar seu negócio mais competitivo;
- Planejar, organizar, direcionar e controlar o seu negócio.
O monitoramento dos indicadores chave de performance irá te ajudar a conhecer os desafios da sua organização, definir as metas necessárias para o crescimento da sua empresa e consequentemente, alcançar melhores resultados.
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